בעידן הדיגיטלי אנחנו לפעמים מאבדים את הקשר האנושי עם אנשים ואירוע הוא סיבה מצוינת לחגוג ביחד, להיפגש ולהחזיר את החיבור הנחשק. אירוע יכול להיות אירוע פרטי כמו חתונה, בר/בת מצווה או ברית או אירוע עסקי כמו השקת מוצר, אירוע חברה או אירוע לקוחות.
בבואכם לתכנן אירוע מנצח חשוב שתבחרו את הלוקיישן הנכון ותארגנו את האלמנטים השונים ליצירת האווירה המבוקשת ומקסום ההנאה שלכם ושל המוזמנים. לפניכם טיפים שייקחו אתכם צעד אחר צעד בדרך לאירוע מוצלח.
בפנים או בחוץ? זו השאלה!
בבחירת מקום לאירוע שאלו את עצמכם איזו אווירה את מחפשים ובאיזה אזור גיאוגרפי תתמקמו. אולם אירועים בראשון לציון למשל מגלם את היתרונות של אירוע בלב הארץ מבחינת נגישות גבוהה לערוצי תחבורה כך שיש יותר סיכוי שיותר אורחים יגיעו ויהיה להם נוח ופשוט להופיע בזמן. כמו כן, חנייה זמינה ואווירה המושפעת מחד, מהשיק האורבני התוסס של קצב חיים מהיר ומאידך, מקום שמביא אל העיר את ההווי הנינוח של הכפר. אם מזג האוויר מאפשר זאת, אפשר לבחור מקום שנהנה גם משטחי נוי מטופחים והזדמנות לקיים קבלת פנים או חופה בחוץ וכן חלל פנימי מודרני אסתטי להמשך החגיגה תחת קורת גג.
סוג האירוע קובע את הסגנון
אפשר לבחור מקום לפי גודל האירוע, בין אם הוא אינטימי בסגנון בוטיק או גדול עם מגוון משתתפים כך שיכיל את כולם. התייחסו גם לסוג האירוע, למשל, בר מצווה או בת מצווה, אירוע עסקי או חתונה. לכל אירוע אפשר להכין תשתית אחרת בין אם היא באה לידי ביטוי בצבעים המובילים המזוהים עם האירוע והקונספט הנבחר ובין אם בתכנית האמנותית של האירוע. אירוע עסקי הוא לרוב אירוע בסגנון רשמי תוך הקפדה על הפרטים הקטנים ביותר בעוד אירוע שרוב משתתפיו הם בני נוער הוא אירוע בצביון יותר צבעוני, מרענן ואופנתי. בדקו אם המקום מצויד למשל במערכת תאורה מתקדמת בהתאמה אישית באמצעותה ניתן ליצור אווירה מסוג אחר וכן האם המקום מציע גם מערכת סאונד טובה לאקוסטיקה מצוינת.
איך להפוך את האירוע לחוויה בלתי נשכחת?
התכנית האמנותית של האירוע בעלת השפעה משמעותית על ההנאה של המוזמנים וכדאי לחשוב על יציקת תוכן לשדרוג החגיגה. כך למשל, אם מדובר בבר מצווה או בת מצווה אפשר להזמין מפעילים שונים כמו סדנת צמות, מכונות משחק וסימולטורים, בחתונה מעבר לטקס החופה המרגש אפשר להזמין אומנים להופעה חיה, כנרים שילוו את הזוג המאושר, באירוע עסקי אפשר למצוא אטרקציות כמו מציאות דומה, עמדות קונספט כמו הדפסת חולצות, תאי צילום, מגנטים, קריקטורות ועוד פעילויות המתאימות במסגרת הקונספט של האירוע וכמובן תנאי המקום.
שדרוג חשוב נוסף הוא מההיבט הקולינרי. ההתאמה של התפריט קריטית להצלחת האירוע וחשוב לבחור את החוויה הגסטרונומית הנכונה להלך הרוח של האירוע מהמועד בו הוא מתקיים ועד ההתאמה לקהל היעד. למשל, אוכל קליל ומרענן לאירוע קייצי ואוכל כבד ומחמם יותר לאירוע חורפי, פינגר פודס לאירועי מינגלינג ונטוורקינג ואוכל צבעוני בפרזנטציה מדליקה לאירועים של צעירים כמו בת/בר מצווה. החליטו גם על אופן ההגשה האם זה יהיה מסוג האירועים בהם ההגשה היא ישירות לשולחנות מתוך תפריט נתון או במתכונת של בופה עשיר במטעמים.
חשוב מאוד להגיע לפני האירוע כדי לספוג את האווירה של המקום, לבצע תיאום ציפיות עם הצוות בהתאם לאופי של האירוע, לבחור את הרכיבים הנכונים – עיצוב, תכנית אמנותית, אוכל, מזכרת למוזמנים, כדי שהכל יתקתק בזמן אמת.
