מאת : לבנת קיזנר –מנכ"ל המכללה העסקית של לשכת המסחר ת"א והמרכז.
הגלובליזציה ומדיניות השוק החופשי הינם שני כוחות המעצבים את הכלכלה הנוכחית. כוחות אלו משנים את הדרישות והצרכים של קהל הלקוחות, והופכים אותם ליותר ויותר תובעניים, ובכך משפיעים על הדרך בה אנו מנהלים פרויקטים.
עם זאת, ההיסטוריה מראה כי הגלובליזציה ומדיניות השוק החופשי אינם חדשים.
אז מה השתנה?
השתנתה הזמינות הכמעט בלתי מוגבלת של מערכות טכנולוגיות מתקדמות והיישומים הנרחבים שלהם לניהול יעילות של פרויקטים.
עם הירידה החדה בעלויות התקשורת, השימוש הגובר באינטרנט, הטכנולוגיות המספקות מידע והגישה לרשתות וירטואליות גלובליות, ארגונים מבינים את היתרונות העצומים בניהול זמן, עלויות נסיעה ומהירות תקשורת. הבנה זו מביאה אותם לעבור מעבודה ריכוזית במדינה אחת לעבודה רשתית ברחבי העולם.
יתרה מכך, ארגונים יכולים להעסיק אנשים מוכשרים כמעט מכל מקום בעולם בעלות נמוכה יותר. העסקת צוותים מרחוק לניהול פרויקטים הפכה לאופציה נפוצה מכיוון שכך ארגונים מסוגלים להתגבר על מחסומי זמן ומיקום גאוגרפי. יהא זה מוצר או שירות, צוותים גלובליים מועסקים כיום באופן שגרתי לניהול פרויקטים.
מחקרים מראים, כי תאגידים מוציאים מיליארדי דולרים בשנה במיקור חוץ של שירותי IT בחוץ לארץ, וארגונים רבים מעבירים חלק משמעותי מעבודת פיתוח ה- IT שלהם לחו"ל. זה מתרחש בעיקר בגלל הפרש העלויות המשמעותי בין ספקים מקומיים לספקים בחו"ל. חשוב להדגיש כי פרקטיקה עסקית זו אינה מוגבלת לתעשיית ה- IT בלבד והיא משתלטת על כל התעשיות מטקסטיל ועד מזון .
בסביבה גלובלית זו של תחרות אינטנסיבית, כדי לממש ולקיים יתרון תחרותי, ארגונים חייבים ליחס חשיבות לאופן בו הם מייעלים את ניהול הפרויקטים שלהם. באופן ספציפי, בהקשר של פרויקטים גלובליים וצוותי פרוייקטים אשר מפוזרים גיאוגרפית ברחבי העולם, קריטי לשלב כלים וטכנולוגיות מידע (IT) ולנהל את הידע בצורה יעילה בכדי להתמודד עם הסיכון שנובע ממורכבות פרויקטים אלו , תוך התמקדות בשיפור היעילות והחדשנות.
נקודת היסוד היא כי פרויקטים גלובליים וצוותים גלובליים קשורים זה בזה באופן בלתי ניתן להפרדה. באמצעות יחסי גומלין אלה יש לנתח את התפקידים והאחריות של מנהל הפרויקט והצוות לניהול פרויקטים גלובליים בהצלחה.
קבלו טיפים ממוקדים, שיסייעו לכם לנהל פרויקט גלובלי בהצלחה:
- הבנת הסביבה העסקית הגלובלית והתרבות הרלוונטית – ארגונים צריכים להבין את הסביבה העסקית הגלובלית והתרבויות הרלוונטיות השונות מולם הם מנהלים את הפרויקט הגלובלי .
- הארגון אשר מנהל את הפרויקט חייב להתמצא בסוגיות המשפטיות והפוליטיות הרלוונטיות למדינות איתן הוא עובד.
- הארגון ובעלי העניין המרכזיים חייבים להבין את הדמיון והשוני בתרבות והערכים של אותן מדינות. במידת הצורך, ניתן לשלוח את צוות הפרויקט כולו להכשרה בתחום. עם זאת, חשוב גם לפתח ולטפח תרבות של פתיחות ואמון וזה לרב תהליך הדרגתי שישפיע באופן משמעותי על התקשורת.
- מערכות מידע עדכניות – חשוב כי הפרויקט העולמי יתנהל באמצעות מערכות מידע עדכניות, מהימנות ומהירות בשל הפיזור הגאוגרפי של חברי צוות הפרויקט ובעלי העניין.
- שפת תקשורת אחידה – הקושי הכי גדול בניהול פרויקטים גלובליים זו השפה ולכן חשוב מאוד שתהיה שפת תקשורת אחידה בין כולם . השפה האנגלית הכי נוחה ליישום והיא נלמדת ברוב המדינות בעולם . חשוב שהצוות שעובד על הפרויקט הגלובלי ישלוט בשפה האנגלית ועל כן חשוב שהארגון יממן עבור עובדיו קורסי הכשרה באנגלית עסקית לשיפור התקשורת השפתית.
- קביעת סדרי עדיפויות – בפרויקט גלובלי חשוב להעריך את היכולת לעמוד ביעדים לפני שנכנסים להרפתקה . הערכה נכונה של פרויקט גלובלי תסייע בשיפור תהליכי ניהולו, בפיתוח אסטרטגיות הארגון וקביעת סדרי עדיפויות בין הפרויקטים הגלובליים העומדים בפתח בהתאם ליכולת הארגונית .
לסיכום, מנהלי פרויקטים המנהלים פרויקטים גלובליים חייבים לאמץ תהליכי ניהול צוות על סמך הבדלי ערכים תרבותיים, סוגיות משפטיות ופוליטיות, אזור זמן ומערכות מידע. רק לאחר טיפול בהיבטים אלה בצורה יסודית, ניתן יהיה לעבור לשלבים המסורתיים של ניהול הפרויקטים הכוללים: תכנון, ביצוע, פיקוח ובקרה.
בהצלחה!
**הכותבת היא מנכ"ל המכללה העסקית של לשכת המסחר ת"א והמרכז. המכללה העסקית, עם מעל 50 שנות ניסיון, מציעה מגוון רחב של קורסי מקצוע והעשרה בתחום: עיצוב וניהול הפקת אירועים, ניהול כללי, לוגיסטיקה ומחסנים, קורס ניהול פרויקטים, יעוץ עסקי, סחר בינ"ל, רכש ולוגיסטיקה, שיווק ומכירות, חשבונאות וכספים.
