יש מושג שנזרק לאוויר פעמים רבות אבל הוא כל כך רחב ולא אומר דבר באמת. אנחנו מדברים על "טלפוניה לעסק", מושג שבעבר היה ברור מאוד, כיוון שהדרך היחידה לתקשר עם עסקים הייתה על גבי הטלפון אך היום המצב שונה לגמרי ולכל עסק יש כמה ערוצי תקשורת. אז למה מתכוונים כשאומרים מערכות טלפוניה לעסק בימינו ומה החידושים הבולטים ביותר בתחום? במאמר הזה נגלה את התשובות אז שווה להמשיך ולקרוא.
מה זה טלפוניה לעסק
טלפוניה לעסק היא הגדרה רחבה שנוגעת לכל סוג של דרך תקשורת עסקית. בתוך ההגדרה הרחבה הזו נכללים כל סוגי האינטראקציה הפנים ארגונית ומובן שגם האפשרות לקבל שיחות מלקוחות. בעולמנו יש סוגי תקשורת רבים ולכן מערכות רבות מציעות אפשרויות להתממשק עם פלטפורמות אחרות כמו מערכות דיוור, רשתות חברתיות ועוד.
מי צריך טלפוניה לעסק
לפני שדבר על מה זה שירותי טלפוניה לעסק ומה הם החידושים החמים בתחום, אנחנו רוצים להתחיל באפיון של השימושים הנפוצים שמצריכים שימוש במערכות טלפוניה לעסק.
- הלקוחות
כל עסק אשר יש לו אינטראקציה עם לקוחות נדרש במערכת טלפוניה לעסק. מערכות כאלו יכולות להיות מגוונות מאוד ובעלות תוספים רבים, אך חשוב שהמהות של כל מערכת שכזו תמיד תהיה הנגשת העסק ללקוח. אנחנו רוצים שכל לקוח ולקוחה שמעוניינים ליצור איתנו קשר יוכלו לעשות זאת במינימום מאמץ ובלי המתנות ארוכות שיובילו לנטישה. בבחירה של שירותי טלפוניה עסקיים חשוב מאוד לבדוק את איכות השירותים שמעניק הספק כדי לראות שאין ניתוקים רבים, שהמערכת מגובה ולהבין כמובן את התמיכה שהוא מספק לנו במקרי הצורך. - העובדים
לא רק הלקוחות משתמשים בטלפון כדי לדבר עם עובדים בחברה, גם עובדים אחרים צריכים להשתמש בשירותי טלפוניה פנים ארגוניים. חשוב מאוד לבדוק ולהבין בדיוק מה אתם צריכים שהמערכת תהיה מסוגלת להעניק לעובדים שלכם, בין שמדובר על שיחות וועידה מרובות משתתפים או על אפשרויות ניתוב שיחות בין מוקדים שונים. לאחרונה חלה עלייה מהותית בביקוש למרכזיות ענן אשר מאפשרות לעובדים לעבוד מהבית ולהתחבר למערכת הטלפוניה של העסק בצורה מאובטחת ומרוחקת. - המנהלים
במערכות הטלפוניה המתקדמות שיש היום בשוק יש המון אפשרויות שיכולות לשפר את יכולות הניהול של אנשי מקצוע רבים. נגיד שאתם צריכים לבצע הדרכות מרובות לעובדים ורוצים לבחון את הנתונים שלהם, אז במערכות טלפוניה מסוימות יש אפשרויות ניטור וקבלת מידע בזמן אמת על ביצועי העובדים ואחוזי ההמרה שלהם. כמו כן יש מערכות שמאפשרות האזנה לעובד בזמן שהוא מדבר עם הלקוח, בצורה כזו שאפשר להעיר הערות לעובד בלי שהלקוח ישמע אותן ובכך לשפר את מערכי הלמידה של העסק.
איך לבחור שירותי טלפוניה למשרד
קודם כול חשוב להבין מה בדיוק אנחנו צריכים ורוצים מהמערכת שאנחנו עומדים לרכוש, יעזור מאוד אם נבין את סוגי המשתמשים השונים במערכת ואת תדירות השימוש בה. לפעמים ישנם עסקים שלא דורשים מערכות ומתקדמות, אך מובן שגם יש מקרים שעסק קטן יידרש למערכת מתקדמת מאוד או לכל הפחות למערכת שיש לה את האפשרות להשתדרג ולענות על דרישות עתידיות מתקדמות יותר. אחרי שהבנו מי עומד להשתמש בה אנחנו צריכים להבין מה הדברים הנוספים שאנחנו צריכים מהמערכת – האם יש לנו שימוש קלאסי שדורש רק קבלה והוצאת שיחות, או שאולי העסק שלנו עוסק במכירות ודורש תכונות מתקדמות יותר.
אחרי שהבנו את כל הפרמטרים השונים ואנחנו יודעים מה אנחנו צריכים ומה אנחנו רוצים, מגיע השלב של הבנת התקציב שיש לנו. באופן עקרוני, כדי להבין את התקציב, מומלץ לחשב את ההוצאות הנוכחיות על שירותי טלפוניה ואינטרנט ואז להביא בחשבון גם את הזמן שיחסך מהעובדים והלקוחות ועתיד לשפר את יחסי ההמרה של העסק. בשלב האחרון מומלץ מאוד לבצע מחקר ולהבין מי החברות השונות בתחום. נסו לדבר איתן ולראות מה כל חברה מציעה ומה כלול (ולא כלול) בהצעה שהיא נותנת לכם.
המאמר נכתב בשיתוף פעולה עם חברת IP Tech המתמחה במתן שירותי טלפוניה ומרכזיות וזאת באמצעות מרכזיות IP, מרכזיות בענן ומגוון של פתרונות תקשורת נוספים.
