נראה שהיום, בשיאו של העידן הדיגיטלי, הצורך בהדפסת מסמכים חלף מן העולם. המהפכה הירוקה נכנסה עמוק לתודעה של כולנו, ורוב המשרדים עוברים דיגיטציה. אבל רק למראית עין. מסתבר שגם בעולם דיגיטלי, אין תחליף למסמכים פיזיים בנוסף לגרסאות אלקטרוניות. מדפסת היתה ונותרה אביזר הכרחי ברבים מהבתים, ובמאה אחוז מהמשרדים. כמו כל מכשיר אלקטרוני אחר, מדפסת דורשת תחזוקה שגרתית כדי שתמשיך לפעול ולתפקד באופן יעיל. מפתיע עד כמה קל לפגום במדפסת הביתית או המשרדית מבלי לשים לב. מעקב אחר כמה כללי אצבע יעזור לכם להמנע מתסבוכות שיעלו לכם בזמן ובכסף.
מדפסות נחלקות לשתי קטגוריות: הזרקת דיו, שהן מדפסות זולות יחסית ונפוצות בעיקר בשוק הביתי, ומדפסות לייזר שעלותן הגבוהה מתאזנת אל מול התפוקה היעילה שלהן. לכל אחת יתרונות וחסרונות, אבל דבר אחד תופס לגבי שתיהן: תחזוקה נכונה תבטיח שהן ימשיכו לשרת אתכם בנאמנות לאורך זמן.
הרבה חושבים ששימוש מועט יעזור לשמור על המדפסת וחלקיה, אבל זה לא בדיוק נכון. הדיו במדפסת הזרקת דיו נוטה להתייבש כאשר אינו בשימוש תכוף. כדי להמנע מאובדן דיו יקר (וראשי דיו הם באמת הוצאה לא מבוטלת), כדאי להדפיס עמוד או שניים, לפחות אחת לשבועיים. הדיו התייבש? לא הכל אבוד! ניקוי קל במטלית לחה יכול לפתוח את החסימה ולהחזיר חיים לראש הדיו. סכנת ההתייבשות אמנם פוסחת על מדפסות הלייזר, אבל גם כאן יש משהו שתוכלו לעשות כדי לשפר את איכות ההדפסה: הוצאה וניעור קל של הטונר אחת לכמה זמן עוזרת לפזר אותו באופן שווה במיכל, ומונעת הדפסה דהויה.
הזכרנו את העלויות הגבוהות של דיו למדפסת, ומאוד מפתה לקנות ראשי דיו וטונרים תואמים במקום מקוריים בניסיון לחסוך כסף. החסכון הזה, מסתבר, עולה ביוקר: לרוב, דיו וטונר לא מקוריים עלולים להיות נחותים באיכותם מהגרסאות המקוריות, ופוגעים בתפקוד המדפסת בטווח הארוך. בדיו מקורי קיים כימיקל המעכב את התייבשות החומר (אם כי גם עם דיו מקורי, חשוב לשמור על שימוש תדיר כדי שהדיו לא יתייבש ויחסום את המדפסת).
כשיש תקלה רצינית במדפסת, לא כדאי לסמוך על הטכנאי הפנימי שלכם, אלא לקרוא לבעל מקצוע מוסמך. בכל הנוגע לתקלות פשוטות, ניתן להוועץ במדריך השימוש המגיע עם המדפסת. נייר תקוע, לדוגמא, ניתן לשחרר בעדינות על ידי פתיחת מכסה המדפסת. אף פעם אל תתפתו למשוך את הדף בכוח, מחשש לפגיעה בגלגלות ושאר הרכיבים העדינים.
ועוד כמה טיפים קטנים שישפרו לכם ולמדפסת את החיים:
- כאשר המדפסת לא בשימוש לאורך זמן, רצוי לכסות אותה כדי למנוע הצטברות אבק בחלקים הפנימיים. בניקוי השבועי של הבית או המשרד, אל תפסחו גם על המדפסת – רק הסתפקו במטלית לחה והמנעו משימוש בחומרי ניקוי.
- שימו לב להגדרות איכות ההדפסה. למסמכים בשימוש פנימי או עצמי מספיק לבחור בהגדרת איכות נמוכה (טיוטה) החוסכת בדיו ויפיקו יותר מסמכים לכל ראש דיו או טונר.
- נייר איכותי – כן, גם לאיכות הנייר יש השפעה על איכות ההדפסה ואוך חיי המדפסת. נייר לא איכותי נוטה להתקמט או להקרע, ואז להתפס בקלות בין גלגלות המדפסת.
