במציאות הדיגיטלית והטכנולוגית שאנו חיים בה כיום, לא מעט בתי עסק זונחים את העבודה עם טפסים פיזיים וחתימות פיזיות על טפסים ועוברים לעבוד עם טפסים וחתימה דיגיטלית. מדובר על צעד חכם שיש לו יתרונות רבים עבור העסק. אם אתם עדיין מתלבטים אם להעביר את העסק שלכם להתנהלות דיגיטלית מבחינת טפסים וחתימות, זה הזמן שלכם להכיר את כל היתרונות שיש בכך.

היתרונות במעבר לטפסים וחתימה דיגיטלית

כאמור, ישנם לא מעט יתרונות לשימוש בטפסים דיגיטליים שונים הן מול עובדי העסק כגון: חתימה על טופס 101 מקוון עבור העובדים במקום חתימה על טופס נייר רגיל והגשתו בצורה קלה, מקוונת, נוחה ומהירה יותר, והן מול הלקוחות של העסק כגון: מסמכי היקשרות, קבלות, חשבוניות ועוד. הנה כמה מהיתרונות של מעבר לטפסים וחתימה דיגיטלית עבור כל עסק או ארגון:

ראשית כל, כיום מרבית העסקים מבינים את החשיבות שבשמירה על איכות הסביבה ונרתמים עד כמה שאפשר למאבק במזהמי סביבה. עסק ירוק יותר נחשב כיום לעסק פופולארי יותר בקרב קהל הלקוחות. בחירה בטפסים וחתימה דיגיטלית על פני טפסי נייר, מסייעת לכל עסק לחסוך באופן מהותי את השימוש בנייר, כאשר הפחתת השימוש בנייר תורמת רבות לאיכות הסביבה.

שנית, המעבר לטפסים דיגיטליים וחתימה דיגיטליים מייעלים את ההתנהלות של העסק, חוסכים זמני עבודה ועוד. במקום להתעסק בניירת, חלוקת ניירת לעובדים או ללקוחות בהמתן לצורך, המתנה לחתימה על ניירת ועוד, כל שעליכם לעשות זה להציע ללקוחות או לעובדים שלכם למלא כל ניירת רלוונטית בצורה קלה, מהירה ונוחה דרך מערכת ממוחשבת ולשלוח אותם באופן מיידי. כמובן שגם לבעלי העסק או למחלקה הרלוונטית שעוסקת בתחום המסמכים המדוברים בעסק יהיה הרבה יותר קל, פרקטי ונוח לקבל את הטפסים באופן ממוחשב.

יתרון נוסף הוא האופן שבו אתם ממתגים את החברה או העסק שלכם. בעוד שחברות שעדיין משתמשות בחתימה על מסמכים פיזיים מתויגות כמיושנות יותר, הרי חברות ועסקים שמציעים ללקוחות ולעובדים שלהם למלא טפסים ולחתום על טפסים באופן דיגיטלי, יוצרות לעצמן תדמית שלל חברה או עסק מתקדמים מאוד מבחינה טכנולוגית. יצירת מיתוג מעין זה לא פעם יכול לגרום ללקוחות לבחור דווקא בעסק או בחברה שלכם על פני עסקים וחברות מתחרים.

במקום להיפגש עם לקוחות באופן פיזי על מנת שהם יחתמו על מסמך כלשהו, כל שעליכם לעשות זה לשלוח את המסמך ולקבל אותו באופן מהיר, מבלי שיהיה לכם צורך בפגישה פיזית שתדרוש מכם זמן רב שאתם יכולים להקדיש לעבודה.

יתרון נוסף הוא שהמציאות של טפסים דיגיטליים וחתימות דיגיטליות תאפשר לכם לקבל כל טופס שאתם זקוקים לחתימה עליו מלקוחות או עובדים כמה שיותר מהר וזאת בשל הקלות והנוחות שבהם ניתן למלא ולשלוח את הטפסים הללו. אם בעבר מצאתם את עצמכם מתזכרים ללא הרף את הלקוחות או העובדים שלכם למלא טופס כלשהו או לחתום עליו, חתימה דיגיטלית תסיר מכם את הצורך לעשות זאת.

טפסים דיגיטליים מקצרים באופן ניכר זמני עבודה וחוסכים לבעל המשרד או העסק זמן רב.

ראשית כל, כל שנה מחדש במקום להתעסק בטפסי 101 רגילים אשר דורשים עיסוק עם ניירת, חלוקת לעובדים, קבלה מהעובדים, בדיקה לגבי איזה עובד לא הגיש איזה טופס, ניתן כיום לייעל את התהליך ולקצר אותו על ידי מעבר לטפסים מקוונים שדורשים מילוי פרטים של העובד באופן מקוון וחתימה דיגיטלית. כל עובד מקבל את הטופס בקישור למכשיר הסמרטפון או כתובת המייל שלו, ממלא אותו ושולח אותו.

החיסכון בזמן בא לידי ביטוי גם בקבלת עובדים חדשים לבית העסק, במקום שהם ימלאו את כל הטפסים הרלוונטיים באופן ידני, ניתן  לייעל ולקצר את התהליך ולאפשר להם לעשות זאת באופן מקוון.